Introduction à la GED

Les objectifs de la GED

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Mettre en oeuvre votre GED demande une méthodologie personnalisée, de même pour chacune de vos entités organisationnelles. Il convient donc de cerner précisément le Projet et les objectifs afin d’offrir aux utilisateurs un outil adapté. Il n’y a pas une seule GED, mais bien plusieurs traitant les besoins spécifiques.

La GED engendre une transformation naturelle des méthodes de travail. Les habitudes des communautés d’usages doivent être aménagées avec le plus grand soin. La mise en place d’un tel processus nécessite une attention rigoureuse garant de la bonne adhésion.

Le concept initial de la GED est le “zéro papier”. Cette transformation appelée dématérialisation peut se faire de deux manières distinctes :

  • par une fonction de numérisation qui consiste à obtenir une image digitale à partir d’un support papier
  • par une fonction d’acquisition qui capture les images numériques depuis des appareils ou systèmes émettant les données sous forme informatique
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La réduction des volumes d’archives

 

L’obligation de conserver certains documents légaux ou non, sur de longues durées, la multitude de documents qui s’accumulent en locaux peu adaptés lointains induit une gestion de volume d’archives rapidement problématique. La GED permet de supprimer la quasi totalité des supports papiers. La réduction de ce volume face aux réglementations et aux normes  est une gageure. Les récentes législations définissent nettement les notions d’original et de Pistes d’audit Fiables.

La loi sur l’écrit électronique et sur la signature électronique a été adoptée depuis plus de 17 Ans (parution au Journal Officiel du 13/03/2000). Les décrets d’application promulgués en 2001, puis les Dispositifs Macron 1 et Macron 2 de 2014 sont venus clarifier et renforcer ces impératifs fiscaux.

La réduction des coûts

 

L’archivage et la recherche de Données et de Documents génèrent des coûts importants. Les critères d’organisation actuels ne peuvent répondre, de manière simple et rapide, àaux objectifs d’efficacités. Chaque classement correspond à une copie ou un double : autant de risques de mauvais classement et de perte d’information. La collecte d’information devient longue et fastidieuse, voire impossible.

Quels sont les gains fonctionnels majeurs d’un système GED :

  • Un seul document de référence : les copies ” au cas où ” sont obsolètes
  • Disparition des Liasses, au profit d’un seul exemplaire
  • Partage de données ou de documents entre collaborateurs par Workflow
  • Recherches et Consultations à partir de n’importe quel poste de travail
  • Découpage Automatique de Documents.
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