L’introduction de la GED mérite un Accompagnement adéquat. Sa mise en place doit être étudiée en fonction de chaque communauté d’usage. L’objectif : catégoriser les demandes métiers et modéliser au mieux les « Mind Set ».
Introduction à la GED
Les domaines d’application
L’organisation d’une GED nécessite de :
- Bien écouter les utilisateurs ;
- amener une amélioration des méthodes de travail ;
- assurer la fiabilité des archives et la sécurité des données.
Les grands domaines d’applications sont :
- l’organisation.
- le partage de l’information.
- la traçabilité des opérations.
L’organisation
Cette première fonction à étudier consiste à gérer :
- la collecte des documents.
- la méthodologie de classement.
- la définition des sécurités d’accès.
Le partage de l’information
Outre le stockage de document en version et modifiable par ailleurs, la GED permet de l’enrichir, de le tracer, de l’authentifier et de le diffuser .
Complété par des notes, des marque pages, des signatures ou des tampons, ces informations sont automatiquement affichées couplées à l’archive et donc visibles par les seuls interlocuteurs autorisés.
Chaque utilisateur peut diffuser des documents archivés, par l’intermédiaire d’une connexion à une messagerie, à tout collaborateur externe.
L’archive devient donc un puissant vecteur d’information en fusion et en symbiose avec la gestion du système d’information.
La traçabilité des opérations
Toutes action effectuée sur une archive est historisée et tracée. Certaines opérations le sont systématiquement, d’autres sont au choix de l’administrateur en fonction des besoins de l’entreprise ou service.
Toutes ces informations sont stockées dans le système de GED et consultables par des outils d’administration spécialisés : analyses, statistiques, etc.
La traçabilité des opérations garantit le contrôle permanent de l’archivage et de l’accès aux données.
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