L’entrée du Document

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Intégration et traitement du document.

 

Etape cruciale, la rapidité et l’efficacité du traitement en Web Service augure un gain de temps capital, des économies d’entreposage (bureaux, locaux ou tiers archiveurs). Elle fiabilise grandement le traitement des Données et des Documents, permettant de les sécuriser. Enfin, elle octroie l’accès et le partage immédiat des données métier.

Différentes sources possibles en matière d’entrée du document :

  • L’Echange de données informatisé (EDI) : Conçu à l’origine dans l’optique du « zéro papier » en vue d’automatiser la transmission de l’information, cet outil permet l’intégration directe du document dans votre organisation..
  • Les Mails et les SMS : Service de transmission de messages écrits et de documents envoyés électroniquement. L’objectif est de certifier ces documents pour servir d’éléments de preuve en cas de litige.

 

  • L’utilisation du Scanner : Permet de digitaliser un document et de le rendre numérique. Ce fichier PDF est scellé en « image » du document.
  • L’intégration issu du Partage des Connaissances (Knowledge Management) : SND Search facilite la localisation d’informations clés sur l’intégralité de vos réseaux ou d’appliances. Vous cherchez et trouvez l’information exacte pour mener votre tâche à bien, résoudre une problématique ou faire progresser votre process métier.

La Circulation du Document

Le « Workflow » dans votre GED

 

Gestion électronique des processus métier ou « Workflow » : Sert et décrit le circuit d’acheminement , de validation, ainsi que les tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus. La maîtrise des délais, les modes de validation, fournissent aux bons utilisateurs les information nécessaires à l’exécution des tâches. Les utilisateurs peuvent être humains, applicatifs ou services de processus tiers.

Ils peuvent être intégrés à une GED, à une application métier ou être autonome. Pour un circuit documentaire simple et performant, on utilisera un moteur de Workflow généralement proposés au sein de la GED. Si on a besoin d’une mécanisation plus puissante, on utilisera une solution plus poussée.

Pour enrichir les métiers, nous métrons en place des solutions qui allient gestion documentaire, processus métier et travail collaboratif. Ceci a pour objectif de traiter le processus lié au évènement extérieur, comme par exemple intégrer une facture fournisseur dans votre entreprise.

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La sortie du document

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La Gestion électronique du document

 

GED : La gestion électronique des documents est un procédé informatisé visant à organiser, gérer des informations et des documents électroniques. Les solutions et projets de GED augurent des gains en qualité et en coût rapides.

Pour qu’elle soit optimisée, il faut être bien équipé en matière d’entrée et de  circulation de documents. La GED s’occupe de la restitution de documents en toute circonstance, elle est donc l’ultime et capitale étape du processus.

Elle permet ainsi d’indexer, de classer, d’acquérir, de gérer, de stocker et de consulter des documents plus facilement et rapidement qu’auparavant. Cela a pour effet d’accorder l’ensemble des services qui composent l’entreprise et d’optimiser le travail collaboratif via l’échange d’information intelligible.