GESTION ÉLECTRONIQUE DU DOCUMENT

Qu’est-ce que la GED ? Il s’agit de tous les processus numériques liés à la gestion des flux de documents et de données.

A quoi sert la GED ? L’essor et l’absolue nécessité de digitalisation pousse à numériser ses documents d’où qu’ils viennent. Cela implique une gestion à part entière (organisation de fichier, classement, protection du contenu). La GED permet aux entreprises de renforcer cette gestion au quotidien.

Captations numériques et analogiques

L’acquisition de documents papier numérisés par le biais de scanners, mais aussi de documents électroniques existants, tels que fichiers bureautiques – PDF et EDI (Echange de données Informatisées) par interconnexion de systèmes entre organismes. Il est possible d’utiliser une technologie de reconnaissance des caractères (OCR, ou LAD RAD) pour faciliter l’indexation et la recherche full text ;

Mise en workflow

Automatise la réalisation de tâches habituellement traitées manuellement, passe par un parcours type, exécutant des actions en ordre logique pour arriver à un objectif type.

Dans une GED, elle consiste à gérer, de façon informatique et automatisée, le circuit de traitement d’un dossier, d’un document, d’un projet, d’une facture, d’un parcours, etc.

Transferts et mobilités

Toute action effectuée sur une archive est historisée et tracée. Certaines opérations le sont systématiquement, d’autres au choix de l’administrateur en fonction des besoins de l’entreprise, des autorités ou du service.

Ces informations ainsi stockées dans le système de GED sont consultables par des outils d’administration spécialisés, segmentées et sécurisées : analyses, statistiques, etc.

La traçabilité des opérations garantit le contrôle permanent de l’archivage et de l’accès pertinent aux données.

Signature électronique

Dématérialisez la signature de vos documents tout en conservant sa validité juridique !

ÉTAPE 1 : Envoi du contrat

Les documents à signer s’envoient depuis notre plateforme Tools en intégrant Click & Sign dans n’importe quel compte grâce à notre API. 

Saisissez manuellement ou sélectionnez dans le répertoire le destinataire (un ou plusieurs) du contrat à signer, configurez les textes du courrier électronique et de la page de signature, joignez le PDF et envoyez-le.

ÉTAPE 2 : Signature du contrat 

Le destinataire recevra un courrier électronique certifié avec un lien vers le site web depuis lequel il signera le contrat. Ce courrier aura le fichier PDF comme pièce jointe. 

Dans la page de signature, l’utilisateur verra le document PDF et pourra signer avec un clique ou de manière manuscrite. 

Grâce à Click & Sign, l’envoi d’un contrat ou d’un document signé numériquement est plus simple, rapide et moins cher que l’envoi papier. Une solution conçue pour tout type d’utilisateurs ou entreprises visant à des processus complètement numériques.